Informazioni sul trattamento dei dati personali

ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento (UE) 679/2016 (il “GDPR”)

Di seguito sono descritte le caratteristiche del trattamento dei dati personali degli utenti dell’applicazione mobile H-FARM App (l’“App”), sviluppata da H-FARM S.p.A., con sede in Roncade, Via Sile 41, codice fiscale e partita I.V.A. C.F. 03944860265, (“H-FARM” o la “Società”), al fine di consentire ai vari soggetti, sia interni che esterni all’organizzazione della Società (gli “Utenti”), di rimanere aggiornati sulle iniziative del mondo Farm e di accedere alle funzioni delle cucine, prenotare il pranzo, controllare la ricezione di pacchi e corrispondenza ed effettuare pagamenti, sia elettronici che in contanti, attraverso la funzione di acquisti in-App e presso i ristoranti all’interno dell’H-FARM Campus, gestiti in collaborazione con J-FARM S.r.l. (i “Servizi”).

L’App permette, inoltre, agli studenti dell’H-FARM Campus di prenotare il proprio posto e, contestualmente, confermare la presenza alle lezioni dei corsi universitari con obbligatorietà di frequenza.

Le informazioni che trovi di seguito NON si applicano a siti e contenuti di terzi di qualsiasi genere, neppure se accessibili dall’App cliccando su link in essa presenti.

In questi casi potranno essere applicabili le disposizioni sulla protezione dei dati di tali terzi, che possono essere diverse da queste e che ti consigliamo di consultare prima della comunicazione di qualsiasi dato.

1. Titolare del trattamento

Ai fini di cui alla presente informativa, il titolare del trattamento è H-FARM S.p.A., con sede in Roncade, Via Sile 41, codice fiscale e partita I.V.A. C.F. 03944860265 (di seguito definito anche come il “Titolare”).

Il Titolare ha designato un Data Protection Officer (DPO), contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo@lcalex.it.

2. Modalità di raccolta dei dati e tipologie di dati trattati

Dati comunicati dagli Utenti

I dati personali raccolti dall’App sono i dati comunicati dagli Utenti, che differiscono in base alla loro appartenenza o meno alla struttura della Società.

a) Dati comunicati dai dipendenti delle società appartenenti al Gruppo H-FARM

La raccolta dei dati avviene tramite un processo di Single Sign-On che consente all’Utente di accedere all’App con lo stesso set di credenziali già in uso nell’ambito lavorativo (cd. “H-Account”).

In tale circostanza saranno raccolti e trattati dall’App i seguenti dati:

1. Dati Anagrafici: quali, nome, cognome, job title e reparto lavorativo di appartenenza, documento di riconoscimento;
2. Dati di Contatto: quali, indirizzo mail e il recapito telefono aziendale;
3. Dati di Pagamento: ovvero il metodo di pagamento selezionato e l’importo del pagamento effettuato presso i ristoranti presenti all’interno dell’H-FARM Campus e tramite la funzione di acquisti in-App, come ad esempio:
   • per l’acquisto di accessi e/o Servizi offerti dal Titolare e da suoi affiliati come skate park, noleggio barche, ecc.
   • per la conversione dei punti acquisiti dagli Utenti, utilizzabili per l’acquisto di dei Servizi offerti dal Titolare e da suoi affiliati;
4. Altre informazioni fornite spontaneamente dall’Utente: quali, ad esempio, il proprio recapito telefonico personale o la foto, qualora inseriti all’interno del proprio H-Account.

b) Dati comunicati dagli studenti di H-FARM Campus

La raccolta dei dati avviene tramite un processo di Single Sign-On che consente all’Utente di accedere all’App con lo stesso set di credenziali già in uso nell’ambito formativo (c.d. H-Account).

In tale circostanza saranno raccolti e trattati dall’App i seguenti dati:

1. Dati Anagrafici: quali, nome, cognome; data di nascita, codice fiscale, sesso, documento di riconoscimento;
2. Dati relativi alla carriera: quali matricola e partecipazione alle attività didattiche;
3. Dati di Contatto: quali, indirizzo mail, indirizzo di residenza o domicilio;
4. Dati di Pagamento: ovvero il metodo di pagamento selezionato e l’importo del pagamento effettuato presso i ristoranti presenti all’interno dell’H-FARM Campus e tramite la funzione di acquisti in-App, come ad esempio:
   • per l’acquisto di accessi e/o Servizi offerti dal Titolare e da suoi affiliati come skate park, noleggio barche, ecc.
   • per la conversione dei punti acquisiti dagli Utenti, utilizzabili per l’acquisto di dei Servizi offerti dal Titolare e da suoi affiliati,
5. Informazioni sulla posizione: al fine di agevolare l’Utente ad individuare la posizione di specifici luoghi di interesse all'interno del Campus (ad esempio, sale riunioni o uffici), verrà utilizzato un database interno di mappe accessibile dall’App in cui sarà mostrata la posizione dell’Utente sulla mappa e le indicazioni per raggiungere il luogo di interesse. In taluni casi, alcune società del Gruppo del Titolare, e in particolare H-FARM Education S.r.l., potrà raccogliere informazioni sugli Utenti – e in particolare sugli studenti – per mezzo dell’App, quali data, orario e lezione prenotata per la prenotazione del posto in aula a lezione e la conferma circa l’accesso effettuato nella sede nel giorno della prenotazione. Previo consenso rilasciato al dispositivo dell’Utente (es. smartphone) attraverso l’attivazione della funzione di localizzazione GPS e di Bluetooth, l’App sarà in grado di individuare la posizione momentanea degli studenti rispetto alle aule prenotate. Il dato sulla posizione viene utilizzato dall’App per la corretta rilevazione e monitoraggio delle presenze nei corsi a frequenza obbligatoria.
6. Altre informazioni fornite spontaneamente dall’Utente: quali, ad esempio, il proprio recapito telefonico personale o la foto per il profilo, qualora inseriti all’interno del proprio H-Account.

c) Dati comunicati da soggetti esterni

La raccolta dei dati avviene attraverso un processo di Single Sign-On tramite l’interazione tra alcune piattaforme online (Facebook, Google) e l’App. In particolare, per la creazione del proprio account sull’App e per la fruizione dei Servizi offerti, l’Utente dovrà fornire i seguenti dati personali:

1. Dati Anagrafici: quali, nome, cognome, documento di riconoscimento;
2. Dati di Contatto: quale l’indirizzo mail;
3. Dati di Pagamento: ovvero l’importo del pagamento effettuato presso i ristoranti presenti all’interno dell’H-FARM Campus e metodo di pagamento selezionato;
4. Informazioni aggiuntive legate all’account di provenienza, come le preferenze di lingua e l’immagine del profilo.

Di seguito i “Dati comunicati dai dipendenti delle società appartenenti al gruppo H-FARM” e i “Dati comunicati da soggetti esterni” sono congiuntamente definiti come i “Dati Comunicati”.

Il conferimento dei Dati Comunicati, seppur facoltativo, è necessario ai fini dell’accesso all’App e della corretta gestione dell’account; il mancato conferimento potrebbe infatti pregiudicare l’utilizzo dell’App e la fruizione dei Servizi offerti attraverso la stessa.

Dati di navigazione

Ad ogni accesso all’App, i sistemi registrano automaticamente e analizzano i dati di accesso del device dell’Utente –quali le informazioni sul numero di sessioni effettuate (data, ora e durata), numero di accessi unici, pagine visitate più frequentemente, versione del sistema operativo utilizzato, brand e modello del dispositivo da cui si effettua l’accesso (i “Dati di Navigazione”).

Le informazioni sono raccolte automaticamente dall’App e non richiedono alcuna azione da parte dell’Utente.

I dati raccolti sono esclusivamente dati di natura tecnica, anonimi e aggregati, e non possono pertanto portare all’identificazione degli Utenti.

Le informazioni raccolte consentono semplicemente di analizzare e migliorare le funzionalità dell’App e risolvere eventuali problemi tecnici.

I Dati Comunicati e i Dati di Navigazione di seguito indicati congiuntamente come i “Dati Personali” o “Dati”.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

I Dati saranno utilizzati esclusivamente per:

• (i) permettere all’Utente di registrarsi e accedere all’App, fruendo dei Servizi offerti;
• (ii) permettere agli studenti di H-FARM Campus di prenotare il proprio posto alle lezioni dei corsi universitari e, contestualmente, permettere al Titolare il monitoraggio dell’obbligo di frequenza alle lezioni. Tale trattamento, seppur facoltativo, è necessario per poter gestire le carriere degli studenti e il percorso formativo di questi ultimi, nonché per verificare l’effettiva presenza a lezione e il raggiungimento dei requisiti formativi richiesti;
• (iii) permettere al Titolare di adempiere a obblighi di legge gravanti sullo stesso; nonché
• (iv) garantire al Titolare il diritto di difesa in sede giudiziale o arbitrale.

La basi giuridiche di tali trattamenti sono:

• per il numero (i) e (ii) la necessità di eseguire un contratto di cui l’interessato è parte e, dunque, le attività di servizio connesse e correlate all’esecuzione di un contratto tra l’Utente e il Titolare;
• per il numero (iii) l’adempimento ai connessi obblighi di legge gravanti sul Titolare;
• per il numero (iv) il legittimo interesse del Titolare alla difesa in sede giudiziale. Legittimo interesse che, nel bilanciamento degli interessi contrapposti tra le parti, non comporta una violazione dei diritti e delle libertà dell’Utente, essendo la difesa giudiziale un diritto garantito dall’ordinamento giuridico.

4. Destinatari della comunicazione dei Dati Personali

I Dati Personali saranno comunicati e potranno essere conosciuti (i) e (ii) da dipendenti e/o collaboratori a qualsiasi titolo del Titolare, debitamente istruiti e/o designati al trattamento e (iii) società controllate, controllanti e/o in qualsivoglia modo affiliate al Titolare per l’espletamento delle finalità di cui sopra; nonché (iv) da soggetti terzi che prestano servizi accessori o strumentali alle attività del Titolare, quali ad esempio legate allo sviluppo, l’erogazione, la manutenzione e la gestione operativa dell’App e dei servizi a questa connessi.

Una lista dei soggetti nominati responsabili può essere richiesta in ogni momento al Titolare.

5. Luogo del trattamento e trasferimento all’estero dei Dati Personali

Il trattamento dei Dati Personali avrà luogo presso la sede di H-FARM, e i Dati Personali saranno conservati presso server siti all’interno dell’Unione Europea.

Eventuali trasferimenti dei Dati Personali all’estero potranno avvenire nel caso di coinvolgimento di terze parti per l’esecuzione di alcuni tra i Servizi offerti. In tal caso il Titolare, per quanto di propria competenza, porrà in essere il trasferimento dei Dati unicamente previa adozione di garanzie adeguate quali, a titolo esemplificativo, la sottoscrizione delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.

6. Modalità del trattamento, misure di sicurezza e periodo di conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali saranno trattati sia in forma cartacea sia con strumenti elettronici, informatici o automatizzati, tramite sistemi che ne assicurano la protezione, la sicurezza e la riservatezza.

H-FARM, inoltre, ha adottato specifiche e adeguate misure di sicurezza logiche, giuridiche organizzative e tecniche per prevenire la perdita dei Dati Personali, usi illeciti o non consentiti degli stessi e accessi non autorizzati.

I Dati saranno conservati per i periodi di tempo necessari a raggiungere le finalità di cui sopra, e in particolare (i) e (ii) fino alla cancellazione dell’account personale dall’App in seguito alla richiesta da parte dell’Utente e, in ogni caso, per tutta la durata del rapporto contrattuale con il Titolare; nonché per il tempo necessario ad (iii) adempiere ad obblighi statutari e/o di legge; e (iv) assicurare la tutela giudiziaria dei diritti del Titolare, nel rispetto dei termini di prescrizione ordinari.

7. I diritti dell’Utente

Gli Utenti, quali interessati (ossia, soggetti a cui si riferiscono i Dati), sono titolari di diritti conferiti dal GDPR.

In particolare, ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, gli interessati hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento, l’accesso ai propri dati personali, informazioni sul trattamento effettuato, la rettifica e/o l’aggiornamento dei dati personali, la cancellazione e la limitazione del trattamento. Inoltre, hanno anche il diritto di opporsi al trattamento e di chiedere la portabilità dei dati (cioè ricevere i dati personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici).

Infine, gli interessati, ove lo abbiano prestato, hanno sempre il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità dei trattamenti effettuati sulla base del consenso reso prima della revoca) e di proporre reclamo a un’autorità di controllo (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).

Gli Utenti possono esercitare i diritti di cui sopra in ogni momento, mediante semplice richiesta da inviarsi al Titolare, che potrà altresì essere contattato per qualsiasi altra informazione o chiarimento sui diritti menzionati, ai seguenti recapiti:

• all’indirizzo privacy@h-farm.com;

  o

• rivolgendosi all’Ufficio affari societari e legali presso H-FARM S.p.A. scrivendo all’indirizzo Via Sile 41 - 31056 Roncade (TV).

H-FARM potrà modificare la presente informativa per adeguarla a futuri ampliamenti o future modifiche dell’App.

Informazioni aggiornate in data 10.03.2025